信息化运作让企业运作简单、高效、创造更多不可能。企业可以在短短数日在异地比如硅谷创立一只“虚拟团队”、或者实时发起视频会议或即时沟通、能部署呼叫中心知道对每个销售人员电话录音内容、打破信息孤单比如企业动态可实现一对多快速到达、合同订单和客户档案等很多纸质文件都渐被电子化替代……客户、销售、进销存、售后服务体系、市场、财务等所有业务部门的工作都以数据(文字、报表、音频比如电话录音等)的方式呈现给管理者，这些数据本身呈现的价值和深层价值：是管理层能在这一连续的数据中对企业运作全貌一探到底，而针对某部分或者个人数据的分析观察，也能从中发现很多需要改进的地方，最重要的一点是信息化运作将企业经验保留下来，通过内部共享和交流学习，真正形成了企业自己的智慧。很多企业已经逐渐意识到信息化运作的重要性，并热情参与其中，比如，近期与XTools CRM签约的客户--东莞市蓝盾机电设备有限公司。
蓝盾机电设备对信息化的兴趣由来已久，在与XTools签约之前认真考察试用过过用友最，其主要运用XTools改变了传统的业务模式，在客户管理、进销存和销售项目管理这三方面尤为明显。
完整的客户管理和监督体系
蓝盾机电客户可以将自己的客户、合作伙伴、产品供应商等客户或合作对象都统一建立到CRM系统中。如果这些客户或合作者的负责人工作变动，可运用“一键共享”将其名下的所有客户共享给业务人员B；也可以通过CRM系统的短信或邮件群发信息批量给客户传达促销活动、新产品或是节日关怀。XTools系统对那些不能在预期时间内签约的客户采取“公海机制”，可以让不同能力级别、持续不断的进行多次跟进，希望能深入了解客户需求并实现销售线索转化最大化，还有比如CRM客户视图完整呈现售后服务所有内容，XTools集信可以为每次服务保存'服务录音电话“，从而更好的建设企业的服务团队及其意识提升。
任何职能人员只要在”客户视图“中审视一遍，就能知道该客户进展到那一个阶段，通过分析集信的电话录音数据和跟单的详细过程，获悉销售人员跟单思路和短板，及时提出修正建议，像这样，管理层也会变得越来越'善于捕捉问题， “日程待办、消息推送会让很多业务流程智能自动化，从而很好地保证客户获得的服务视及时和高效。”XTools客户视图和集体从未将销售跟单和客户生命全周期还原得如此清晰，“蓝盾机电负责人这样说。在过去我们的销售过程是粗狂的、简单的，毫无任何的过程和如何去过程控制而言，而CRM客户视图和集信让我们认识到在方面有很多发展和改进的地方，现在并不是一部电话一个人就能做销售的年代了，它不可行，信息化给我们带来很多反思于启示。
进销存管理
在激烈的市场环境中，做实体产品销售的中小企业如何能保持竞争力？提前预知产品市场需求趋势（哪些产品的会备受客户欢迎而合理备货）；为客户提供个性化的产品（产品的规格参数等等就是对SKU的需求会相当旺盛）；还有需要保证产品原材料的质量和成本都在一个合理的范围内（企业之中一定存在采购不透明或者采购人员与采购方之间存在利益关系）；定时淘汰哪些低利润和没有太大市场空间的产品（这前提是对全部的产品库存清晰明了）……当然保持市场竞争力还包括提升产品从原料采购到销售服务的各个环节的流程优化和效率提升，假如这不建立在一套信息化CRM软件之上，这一切都仅仅是说说，守旧的传统模式将企业的现金流耗尽之后就只能说再见了。
XTools进销存管理，从原料采购-入库-原料出库-成品入库-销售-订单-出库-发货-应收全部电子化管理。丰富的产品和库管功能：多仓库o多SKUo调拔o盘点o出入库流水o预警 装配、自动成本和毛利……帮企业找到销售增长最快的产品和销售量最大的产品。像这样，企业可以和过去费时费力还极易导致错误的人工盘点库存、手工电子账本（其实只是一个大概粗劣的记录，不能详细计算当月销售额、当年销售额，进货成本、房租、水电及各种费用等，最后也只能得出一个大概的亏了还是挣了）、惨不忍睹的邋遢产品库存现场……”XTools进销存类似于企业进销存环节的一个现实虚拟，我们看到的各种短板和阻滞业务高效运作的都逐渐得到快速改善，而且数据化运作企业的思维理念正在成形“。
项目型销售的管理
蓝盾机电设备科技企业有很多销售是涉及大型销售订单的跟进，涉及的金额大、周期长、难度大，整个项目涉及的资源广泛而且各个因素处在”变量“中。XTools项目跟单的旨在统筹和项目有关的所有资源，通过科学系统的项目跟单思维和软件的高效结合，规避风险，让项目的每一个变量发挥在项目中最大价值，最终让项目按计划达成或超预期完成。比如会将项目所有成员、需求、报价、竞争对手分析、项目的第三方成员（比如介入的外包团队、施工方）、财务、法务部门（合同确认）、客户服务等所有与项目有关联的元素都被纳入项目型跟单中，像这样，项目负责人能清楚看到整个项目的”变量“和项目推进阶段，更容易捕捉问题和防止潜在风险的发生。
除此之外，团队说也被广泛运用在蓝盾项目跟单的各个环节中，首先团队说是一个纯企业纯工作的协作软件，这里不会像微信一样一会儿好友给你发信息、一会儿微商请求添加一会儿就是各种其他群刷屏消息不停止，这里没有海量信息。团队说能将沟通内容（自动识别沟通内容中人、时间、事件、地点等核心信息）直接添加为待办或备忘，项目各个成员对当天要完成哪些任务是清晰可见的列表显示，团队说在无数的中小企业和创业公司扮演着项目推进的重要角色，我们都喜欢这样说--略带强迫却行之有效。团队说是哪些尊重人和尊重执行力的团队的一份礼物。 |
